エクセルで最強の進捗管理表を作る【①準備編】
普段仕事をしていて、
「時間に余裕がない」
「部下がどんな仕事をしているのか把握しきれない」
「進捗状況を把握したい」
と思うことはありませんか？
進捗管理表は便利なツールです。
進捗管理表をうまく活用できればこれらの問題を一気に解決できます。
しかし世の中にはたくさんの進捗管理ソフトや進捗管理ツールがあります。
仕事でソフトを導入するにはコストがかかるし、操作を覚えるのは大変かもしれないですね。
また自分の業務内容に合った進捗管理ソフトがなかなか見つからなかったりすることもあるでしょう。
そこで自分だけのオリジナル進捗管理表を作ってみてはいかがでしょう。
自作ですからコストはタダですし、市販のソフトのようにわざわざ操作を覚える必要もありません。
エクセルはたいていのPCにはインストールされているはずですし、操作も馴染みがあると思います。
自分が使いやすいようにカスタマイズできるので、仕事の効率はグングン上がります。
今回から数回にわたってエクセルVBAを使って進捗管理表を作成していきます。
自分だけの最強の進捗管理表を作って周りに差をつけていきましょう！
進捗管理表を活用するメリット
繰り返しになりますが、進捗管理表を活用することによって以下の効果が期待できます。
- 仕事がスムーズになり、仕事が早く終わる
- チームメンバーのリソース、作業量の管理がしやすい
- 自分の時間が増える
仕事の段取りが苦手な人は計画を立てるのが苦手だったりします。
「うあー来週提出しなきゃいけない報告書のことすっかり忘れてたああ」
「げ、今日部長に承認もらわなきゃいけないのに今日部長出張だったあ」
毎日世界のどこかでこんな悲劇が起こっているのではないでしょうか。
一刻も早く世界に平和をもたらしたいですね。
これから最強の進捗管理表をVBAをつかって作っていきます。
でもなぜエクセルVBAが良いのでしょうか。
エクセルで進捗管理表を作成するメリット
- 自由度が高い
- 操作がわかりやすい
- 表計算が可能
エクセルは何といっても自由度が高いです。
文字を大きくするとか色を変えたりだとか、思いつくことを直観的に操作できます。
エクセルの計算は高速なのが素晴らしいです。
また条件に該当するデータだけを合計してくれるSUMIFや、値を検索してくれるVLOOKUPなどの関数が使えるのも嬉しいですね。
ではデメリットはあるのでしょうか。
エクセルで進捗管理表を作成するデメリット
- 複数人での同時編集ができない
- データ量が多いと重くなる
- 簡単に編集できてしまう
エクセルは複数人で同時に処理することができません。
誰かが編集していると「読み取り専用」になってしまいますよね。
誰かが編集し終わった後に自分が編集しているデータと整合性を取らないといけないめんどくささがあります。
エクセルはデータ量がある程度大きくなると動きが遅くなります。
数百万件のデータをエクセルで管理するのはかなり無理がありますよね。
数百万件のデータに計算式をからめていたらさすがにエクセルでも動作は遅くなります。
データを誰でも簡単に書き換え可能なのもデータの保守性という点ではデメリットです。
なにかの拍子に計算式の一部が変わっていて、知らずしてそのまま使用してしまってたら怖いですよね。
このようにエクセルはメリットがある反面、やっかいなデメリットがあります。
そこでデータベースの登場です。
データベースを活用するとこれらのデメリットを解消できます。
AccessはOfice系のソフトでExcelとの相性がいいです。
その際にPCにAccessがインストールされている必要はありません。
ExcelのVBAを通してAccessを操作していきます。
VBAを活用されたことのない方でもなるべくわかりやすく説明していくつもりなのでご心配なく。
ExcelとAccessで進捗管理表を作る方法
これから数回にわたってExcelとAccessを連携させて進捗管理表を作っていきます。
Excelで進捗管理データの作成や編集を行い、Accessでデータを保管します。
ExcelとAccessデータベースを連携させることで最強のツールが出来上がります。
まず元となるAccessファイルを入手しましょう。
下記のサイトからファイルをダウンロードし、「accdb」ファイルをデスクトップ等に保存してください。
PCにaccdbファイルが保存できたら以下を参考に、ExcelとAccessが連携できているかどうかを確認してください。
ここまででひとまず準備完了です。
次回は進捗管理表の型を作っていきます。
